Dit artikel doorloopt de stappen voor het uitnodigen van een docent binnen Viper.
Waar te vinden?
- Klik in de menubalk op Planning
- Klap in de zijbalk het submenu Planning open
- Klik in het uitklapmenu op Lesdagen
- Selecteer een Lesdag waar u een docent voor wilt uitnodigen
- Klik binnen het getoonde scherm op de tab Docenten
Uitnodigen van een docent
Verstuur een uitnodiging door een nieuwe of reeds gekoppelde docent de status Aanvraag te geven.
Nieuwe docent
Selecteer een docent onder het kopje Toevoegen / wijzigen en kies de status Aanvraag.
Tip: door een Bekwaamheid te selecteren kan het uitklapmenu met docenten worden gefilterd.
Gekoppelde docent
Selecteer een docent onder het kopje Gekoppelde docenten en kies de status Aanvraag onder het kopje Toevoegen / wijzigen.
Klik op de knop Toevoegen / Wijzigen om de status te bevestigen. De docent verschijnt nu met de nieuwe status onder Gekoppelde docenten.
De docent ontvangt een e-mail met daarin informatie over de aanvraag. Vervolgens kan deze in zijn of haar docentenportaal de aanvraag eenmalig accepteren of weigeren en optioneel een reactie plaatsen.
Docent definitief maken
Wanneer een docent een aanvraag heeft geaccepteerd of geweigerd wordt dit gereflecteerd in het docentenoverzicht bij een lesdag. Bevestig de deelname van een docent met status Geaccepteerd door deze de status Definitief te geven.
Zodra op de knop Toevoegen / Wijzigen wordt geklikt verandert de status van de docent en ontvangt deze een e-mailbericht over de statuswijziging.
Krijgt een docent de status Definitief toegewezen, dan wordt een e-mailbericht verzonden naar de docent op basis van het sjabloon Docent E-mail Definitief.
Krijgt een docent de status Afgewezen toegewezen, dan wordt een e-mailbericht verzonden naar de docent op basis van het sjabloon Docent E-mail Afgewezen.
Deze sjablonen zijn te vinden onder Beheer ➜ Sjablonen ➜ E-mail.
Overzicht van docentstatussen
Op het dashboard zijn standaard twee lijsten met geweigerde en geaccepteerde docentaanvragen te zien.
Door onder een van de lijsten op de link > naar docentaanvragen te klikken komt u bij een overzicht van docentaanvragen per lesdag.
Wanneer het aantal definitieve docenten lager is dan bij de lesdag aangegeven nodige docenten wordt een notificatie getoond.
Statusupdate bij wijzigen lesdag
Wanneer een lesdag met gekoppelde docenten wordt gewijzigd voert Viper de volgende stappen uit:
- Docenten die na eerst op Aanvraag te hebben gestaan de status Definitief of Geaccepteerd hebben gekregen worden terug op Aanvraag gezet.
- Docenten waarvan de status is gewijzigd ontvangen een e-mailbericht (sjabloon Docent E-mail Gewijzigd). Hierin wordt vermeld dat een aanvraag klaarstaat in hun portaal op basis van een wijziging. De docent kan deze aanvraag slechts één keer aanpassen.
Waarschuwing bij het wijzigen van een lesdag vanuit de cursuspagina.
Waarschuwing bij het wijzigen van een lesdag.
Om een lesdag te verwijderen moeten eerst alle docenten met een status worden verwijderd.
Statusupdate bij annuleren cursus
Indien een cursus op Geannuleerd wordt gezet, wordt een e-mailbericht (sjabloon Docent E-mail Geannuleerd) verzonden naar alle docenten binnen deze cursus met status Aanvraag, Geaccepteerd, Voorlopig of Definitief. De status van de docenten verandert naar Geannuleerd.