Personen importeren

Importeer personen en koppel ze direct aan bedrijven en rollen in Viper.

Waar te vinden?

  1. Klik in de menubalk op Relatie.
  2. Klap in de zijbalk het submenu Import open.
  3. Klik in het submenu op Personen.
Personen importeren - Beginscherm

Het importbestand

Personen worden geïmporteerd vanuit een Excelbestand. Klik op de link voorbeeld bestand in de infobalk op het importscherm om een template te downloaden met de gegevens die kunnen worden meegegeven.

Speciale velden

Naast velden voor de persoonsgegevens zijn er ook enkele speciale velden.

ExtCode

Indien de personen uit een extern systeem komen, vult u hier de unieke codes in die de personen in dat systeem zijn toegekend. Indien geen codes bekend zijn, vul dan voor ieder persoon een zelfgekozen unieke waarde in. Deze waarde wordt gebruikt om te voorkomen dat een persoon meermaals wordt geïmporteerd en er duplicaten ontstaan.

Optioneel
Om bestaande personen (met dezelfde ExtCode als een persoon in het importbestand) te overschrijven, kunt u gebruik maken van de geavanceerde importfunctie. Deze is te vinden onder BeheerGeav. import ➜ Personen. Upload hier het importbestand, vink Bestaande personen overschrijven aan en klik op Importeer personen.

Bestaande personen overschrijven

Let op
De import stopt zodra deze een lege regel tegenkomt in de eerste kolom van het Excelbestand. Voeg dus geen lege regels toe tussen de personen.
IsCursist / IsContactpersoon / IsDocent / IsDebiteur

Deze velden geven de rollen aan die een persoon kan hebben in Viper. Vul hier een “1” in om de betreffende rol toe kennen aan de persoon.

BedrijfExtCode

Dit veld wordt gebruikt om een persoon te koppelen aan een bedrijf. Vul hier de Externe code van het bedrijf in om de koppeling te maken.

Personen importeren - Externe code bedrijf

Importbestand controleren

Kies het importbestand en klik op Controleer Excelbestand om de gegevens door Viper te laten valideren. Viper doorloopt het importproces zonder daadwerkelijk gegevens op te slaan. Indien fouten zijn gevonden worden deze gemeld.

Personen importeren - Melding fouten

Als geen fouten meer worden geconstateerd is het bestand klaar voor de import.

Personen importeren - Melding geen fouten

Personen importeren

Kies het importbestand en klik op Importeer personen om de import te starten.

Personen importeren - Melding klaar

Klaar! De personen zijn te vinden onder Relatie ➜ Personen.

Was dit artikel nuttig?

Gerelateerde artikelen