E-mailsjablonen, brieven en rapporten kunnen worden gepersonaliseerd door middel van samenvoegvelden. Dit zijn een soort codes die bij het aanmaken van een e-mail worden vervangen door gegevens uit het systeem.
Dit artikel beschrijft het proces om samenvoegvelden toe te voegen aan e-mails en brieven opgesteld binnen het portaal: de HTML-sjablonen. Voor brieven en rapporten gebaseerd op een Word-bestand, zie Samenvoegvelden toevoegen (Word).
Bepaal het type rapport
Welke samenvoegvelden beschikbaar zijn hangt af van de keuze bij het veld “Gekoppeld aan” op het detailscherm van een sjabloon.
Koppelingen e-mailsjablonen
Er zijn vier verschillende koppelingen beschikbaar voor e-mailsjablonen.
Start Email Personen
Voor e-mails op basis van een persoon. Dit zijn e-mails opgesteld vanuit het menu “Communicatie” of vanuit de tab “E-mails” bij een persoon. Voor deze e-mails zijn enkel gegevens van de persoon beschikbaar om in te voegen.
» Bekijk de samenvoegvelden voor e-mailsjablonen gekoppeld aan “Start Email Personen”.
Start Email Inschrijvingen
Voor e-mails op basis van een inschrijving. Dit zijn e-mails opgesteld vanuit de tab “E-mails” bij een cursus of die automatisch worden aangemaakt bij statuswijzigingen van een inschrijving. Voor deze e-mails zijn zowel gegevens van de persoon als van de inschrijving en de cursus beschikbaar.
» Bekijk de samenvoegvelden voor e-mailsjablonen gekoppeld aan “Start Email Inschrijvingen”.
Start Email Docent
Voor e-mails aan docenten bij een cursus. Dit zijn e-mails opgesteld vanuit de tab “Docent communicatie” bij een cursus. Voor deze e-mails zijn zowel gegevens van de docent als van de cursus beschikbaar.
» Bekijk de samenvoegvelden voor e-mailsjablonen gekoppeld aan “Start Email Docent”.
Inschrijving FrontOffice
Voor e-mails op basis van een bestelling. Deze koppeling is enkel voor de orderbevestiging die automatisch wordt verzonden wanneer iemand een inschrijving plaatst via de website. Voor deze e-mail zijn de gegevens van de inschrijver, de cursus, en de bestelling beschikbaar.
» Bekijk de samenvoegvelden voor e-mailsjablonen gekoppeld aan “Inschrijving FrontOffice”.
Koppelingen brieven
Er zijn drie verschillende koppelingen beschikbaar voor brieven.
Voor Bedrijf zonder contactpersoon
Voor brieven gericht aan een bedrijf. Dit zijn brieven opgesteld vanuit de tab “Brieven” bij een bedrijf. Voor deze brieven zijn enkel gegevens van het bedrijf beschikbaar.
» Bekijk de samenvoegvelden voor briefsjablonen gekoppeld aan “Voor Bedrijf zonder contactpersoon”.
Voor Persoon/Contactpersoon + Bedrijf
Voor brieven gericht aan een persoon. Dit zijn brieven opgesteld vanuit de tab “Brieven” bij een persoon. Voor deze brieven zijn gegevens van de persoon en het bedrijf waar hij of zij werkzaam is beschikbaar.
» Bekijk de samenvoegvelden voor briefsjablonen gekoppeld aan “Voor Persoon/Contactpersoon + Bedrijf”.
Voor cursist
Voor brieven op basis van een inschrijving. Dit zijn brieven opgesteld vanuit de tab “Brieven” bij een cursus. Voor deze brieven zijn zowel gegevens van de persoon als van de inschrijving en de cursus beschikbaar.
» Bekijk de samenvoegvelden voor briefsjablonen gekoppeld aan “Voor cursist”.
Velden toevoegen
Bewerk een e-mail- of briefsjabloon en voeg het gewenste samenvoegveld toe aan de inhoud van het bericht.
De opbouw van een samenvoegveld is als volgt: {MergeField Onderwerp.Gegeven}. Om bijvoorbeeld de roepnaam van een cursist te tonen in een e-mail gekoppeld aan “Voor cursist” kan het samenvoegveld {MergeField Inschrijving.Cursist.Roepnaam} worden gebruikt. De tekens aan het begin en eind zijn accolades.