E-mailsjablonen, brieven en rapporten kunnen worden gepersonaliseerd door middel van samenvoegvelden. Dit zijn een soort codes die bij het genereren van een e-mail, brief of rapport worden vervangen door gegevens uit het systeem.

Dit artikel beschrijft het proces om samenvoegvelden toe te voegen aan brieven en rapporten opgesteld in Word. Voor e-mails en brieven opgesteld binnen het portaal (HTML-sjablonen), zie Samenvoegvelden toevoegen (HTML).

Bepaal het type rapport

Welke samenvoegvelden beschikbaar zijn hangt af van de keuze bij het veld “Gekoppeld aan” op het detailscherm van een sjabloon.

Koppelingen briefsjablonen

Er zijn drie verschillende koppelingen beschikbaar voor brieven.

Voor Bedrijf zonder contactpersoon

Voor brieven gericht aan een bedrijf. Dit zijn brieven opgesteld vanuit het menu “Communicatie” of de tab “Brieven” bij een bedrijf. Voor deze brieven zijn enkel gegevens van het bedrijf beschikbaar.

» Bekijk de samenvoegvelden voor briefsjablonen gekoppeld aan “Voor Bedrijf zonder contactpersoon”.

Voor Persoon/Contactpersoon + Bedrijf

Voor brieven gericht aan een persoon. Dit zijn brieven opgesteld vanuit het menu “Communicatie” of de tab “Brieven” bij een persoon. Voor deze brieven zijn gegevens van de persoon en het bedrijf waar hij of zij werkzaam is beschikbaar.

» Bekijk de samenvoegvelden voor briefsjablonen gekoppeld aan “Voor Persoon/Contactpersoon + Bedrijf”.

Voor cursist

Voor brieven op basis van een inschrijving. Dit zijn brieven opgesteld vanuit de tab “Brieven” bij een cursus. Voor deze brieven zijn zowel gegevens van de persoon als van de inschrijving en de cursus beschikbaar.

» Bekijk de samenvoegvelden voor briefsjablonen gekoppeld aan “Voor cursist”.

Koppelingen rapporten

Naast brieven kan ook voor onder andere presentielijsten, certificaten en facturen een sjabloon worden aangemaakt.

Aanwezigheid (SRM_02)

Voor presentielijsten, competentielijsten en lunchlijsten bij een lesdag. Gegevens van de lesdag, de cursus, en alle ingeschreven cursisten zijn beschikbaar.

» Bekijk de samenvoegvelden voor briefsjablonen gekoppeld aan “Aanwezigheid (SRM_02)”.

Cursus (SPU_01)

Voor een presentielijst van alle lesdagen bij cursus.

» Bekijk de samenvoegvelden voor briefsjablonen gekoppeld aan “Cursus (SPU_01)”.

KSD.BusinessLogic.Fac.Invoice

Voor facturen. Hiermee kunnen gegevens van de persoon, het bedrijf, de betreffende inschrijving en de orderregels worden ingevoegd.

» Bekijk de samenvoegvelden voor briefsjablonen gekoppeld aan “KSD.BusinessLogic.Fac.Invoice”.

KSD.BusinessLogic.Certification.Certificate

Voor certificaten. Hiermee kunnen gegevens van de inschrijving, de datum van afronding en geldigheid, en het resultaat worden ingevoegd.

» Bekijk de samenvoegvelden voor briefsjablonen gekoppeld aan “KSD.BusinessLogic.Certification.Certificate”.

Het sjabloon voorbereiden

Voor het toevoegen van samenvoegvelden aan een Word-document moeten een aantal stappen worden gevolgd.

Om gebruik te maken van samenvoegvelden in het document moet een begin en eind worden opgegeven waar de velden tussen komen te staan. Hier zijn de unieke velden RangeStart en RangeEnd voor.

Gebruik een standaard sjabloon of voeg als volgt de velden toe:

1. Plaats de cursor op de plek waar het bereik moet beginnen.
2. Ga bovenaan in het lint naar de tab “Invoegen”.
3. Klik rechts in het lint op “Snelonderdelen” en vervolgens op “Veld…”.

4. Zoek links in het scherm dat opent naar het veld “MergeField” (ofwel samenvoegveld).

5. Vul bij “Veldnaam” de tekst RangeStart:Koppeling in, waarbij koppeling moet worden vervangen door een van onderstaande codes, afhankelijk van de keuze bij “Gekoppeld aan” bij het sjabloon in Viper.

6. Klik op “OK” om het veld toe te voegen.

Om het bereik te sluiten herhaalt u de stappen en vult u bij stap 5 “RangeEnd” in plaats van “RangeStart”. Bij “Voor cursist” zullen nu de volgende twee velden worden weergegeven in het document:

Deze velden zullen niet worden getoond in het resulterende document.

Velden toevoegen

Het toevoegen van de gewenste samenvoegvelden gaat op dezelfde wijze als waarop het bereik is toegevoegd.

1. Plaats de cursor op de plek waar u het veld wilt invoegen.

2. Ga bovenaan in het lint naar de tab “Invoegen”.
3. Klik rechts in het lint op “Snelonderdelen” en vervolgens op “Veld…”.
4. Zoek links in het scherm dat opent naar het veld “MergeField”.
5. Vul bij “Veldnaam” de naam van het samenvoegveld in, bijvoorbeeld Cursist.Roepnaam indien het sjabloon is gekoppeld aan “Voor cursist”.

Een sjabloon voor een brief naar een cursist kan er als volgt uitzien:

Bij het aanmaken van een brief op basis van dit sjabloon wordt het volgende document gegenereerd: