Workflow

De workflow is de takenmodule van Viper365. Deze kan gebruikt worden om een of meerdere taken te volgen die behandeld moeten worden om een cursus in goede banen te begeleiden.

Taken kunnen zowel een handmatig uit te voeren handeling betreffen of een handeling welke door Viper365 zelfstandig uitgevoerd kan worden.

Workflow aanmaken

Om te beginnen zullen we de taken die bij een bepaalde cursussoort hoort moeten beschrijven. Dit doen we bij de workflow-sjabloon.

Workflow-sjablonen zijn hier te vinden: Beheer > sjablonen > workflow

Belangrijk is het dat een workflow-sjabloon altijd gekoppeld wordt aan een cursus-sjabloon. Dit betekent dat de taken van een workflow-sjabloon zullen terugkeren bij alle onderliggende cursussen die horen bij het betreffende cursus-sjabloon.

Hierdoor hoeven de taken maar een keer aangemaakt te worden en zullen uit zichzelf terug blijven keren bij de cursussen.

Daarnaast kunnen er altijd losse taken worden aangemaakt per cursus.

Workflow-sjabloon

Kies ervoor om een nieuwe workflow-sjabloon aan te maken of om een bestaande te wijzigen. Ga naar het tabblad stappen om nieuwe taken aan te maken.

De twee hoofdvarianten van taken zijn de handmatige taken en de automatische taken. Deze varianten zijn beide te beheren in hetzelfde scherm.

Aanmaken taken

De volgende zaken kunnen hier ingevuld worden.

Omschrijving
Naam van de taak.

Gebeurtenis
De cursusstatus die bereikt moet zijn voordat de taak aangemaakt wordt (wanneer een taak aangemaakt is heeft een cursusstatus wijziging geen invloed meer).

Taaksoort
Keuze tussen een handmatige en automatische taak. Er zijn 3 automatische varianten. E-mailen aan de cursist of contactpersoon en logincodes aanmaken voor cursisten.

E-mail-sjabloon
Hier zal bij een automatische taak verplicht een e-mail-sjabloon moeten worden gekozen. Deze zal gebruikt worden als de te verzenden e-mail.

Automatisch verzenden
Hier kan worden gekozen of Viper365 de e-mails alleen aanmaakt en klaar maakt voor verzending of ze ook zelf verzend.

Inschrijfstatus
Optioneel kan ervoor worden gekozen om de inschrijfstatus ook een voorwaarde te maken, voordat de taak aangemaakt kan worden moet de cursist bijvoorbeeld de status definitief hebben.

Datum
De startdatum van de cursus kan als uitgangspunt worden gebruikt om een datum te berekenen waarop de taak uitgevoerd moet worden, net als de datum van de laatste lesdag. Aanmaakdatum taak betekent eigenlijk dat de datum van de cursus of laatste lesdag niet relevant zijn om mee te rekenen. Dit is handig om een bijvoorbeeld een bevestiging e-mail aan de cursist te verzenden direct nadat de inschrijving gedaan is.

+/- aantal dagen
Dit kan gebruikt worden om de taak een aantal dagen voor of na de gekozen datum te laten uitvoeren.

Tijdstip
Hier kan gekozen worden om een automatische taak op een gekozen tijdstip uit te voeren. Dit kan in de praktijk maximaal 15 min verschillen met het aangegeven tijdstip.

Gebruikersgroep
De taak kan gekoppeld worden aan een groep medewerkers.

Gebruiker
De taak kan gekoppeld worden aan een specifieke medewerker.

Opmerking
Uitgebreide omschrijving of andere relevante informatie.

Code
Herkenning taak d.m.v. een code

Inactief
Taak wordt niet meer gebruikt.

Taken van de workflow opvolgen en monitoren

Er is een verschil tussen het monitoren van de handmatige en automatische taken. Dit komt voornamelijk omdat de automatische taken niet of weinig aandacht van de gebruiker nodig hebben en om deze reden minder prominent zichtbaar zijn.

Handmatige taken

Deze worden aangemaakt op het moment wanneer de cursusstatus overeenkomt van de status gekozen in het veld gebeurtenis.

De taak kan vanaf dit moment worden ingezien en behandeld worden. Wanneer de taak niet afgehandeld is op de datum waarop dit moet gebeuren, dan zal er een melding van worden gedaan. De melding kan op het dashboard ingezien worden.

Handmatige taken kunnen worden bekeken bij de betreffende cursus onder tabblad taken en onder het menu planning > taken.

Automatische taken

Deze worden aangemaakt op het moment wanneer de cursusstatus overeenkomt van de status gekozen in het veld gebeurtenis.

Deze taken kunnen worden ingezien via het menu Planning > Taken > Tabblad Systeemtaken. Deze taak varianten zijn niet zichtbaar bij de cursus.

Mocht er na de datum waarop de taak uitgevoerd moet worden een nieuwe cursist worden ingeschreven, dan valt deze buiten de taak uitvoer voorwaarden en zal niet meegenomen worden.

Deeltaken

De automatische taken kunnen bestaan uit deeltaken. Voorbeeld is dat er een taak is om cursisten een uitnodiging te verzenden. De systeemtaak is dan uitnodigen van cursisten. De deeltaak is een onderliggende taak per cursist. Viper365 gaat ten slotte alle cursisten die voldaan aan de voorwaarden een e-mail versturen.

Deze deeltaken zijn zichtbaar achter de details van een systeemtaak. Deeltaken zijn pas zichtbaar op het moment wanneer Viper365 deze wil gaan uitvoeren, daarvoor zullen ze niet inzichtelijk zijn.

Deeltaken die niet uitgevoerd zijn, omdat er geen e-mail bekend is bij een cursist, kunnen gecontroleerd en gecorrigeerd worden alvorens deze met de hand opnieuw uitgevoerd kunnen worden.

Was dit artikel nuttig?

Gerelateerde artikelen