Viper biedt de mogelijkheid om bedrijven te ontdubbelen. Voeg dubbele records uit de bedrijventabel samen om het relatiebestand zuiver te houden en fouten te voorkomen.
Waar te vinden?
- Klik in de menubalk op Apps
- Vind in het overzicht van Geïnstalleerde apps de app met naam ViperApp Bedrijven Ontdubbelen
Instellingen voor het ontdubbelen
Klik bij de app op Instellingen om de regels te bepalen voor het ontdubbelen.
Ontdubbelregels
Bij het kopje Ontdubbelregels worden de regels gedefinieerd op basis waarvan de app de bedrijven gaat vergelijken.
We maken hier een onderscheidt tussen 100% match regels en Waarschijnlijke match regels. Voor de 100% match regels zal de app de betreffende bedrijven automatisch op de achtergrond (zonder tussenkomst van de gebruiker) samenvoegen. Voor de Waarschijnlijke match regels is een bevestiging van de gebruiker nodig, voordat de bedrijven worden samengevoegd.
Door op de knop Nieuw te klikken kan een nieuwe regel worden toegevoegd.
Geef onder het kopje Soort Regel aan welk type regel u wilt toevoegen.
Selecteer vervolgens onder het kopje Velden de gegevens waarop moet worden vergeleken voor deze regel.
Klik bij een toegevoegde regel op Wijzig om de regel aan te passen.
Veldregels
Onder het kopje Veldregels kan worden aangegeven welke velden door de app automatisch moeten worden overgezet naar het bedrijf dat na het samenvoegen overblijft. Een leeg veld zal niet worden overgezet — mocht bij het overblijvende bedrijf hetzelfde veld wel gevuld zijn, dan blijft deze inhoud behouden. Klik op Opslaan om de selectie te onthouden.
Starten met ontdubbelen
Klik bij de app op Starten om naar het startscherm te gaan. Klik vervolgens op Start ontdubbelen om het ontdubbelen in gang te zetten.
De app doorloopt eerst de bedrijven waarvan zeker is dat ze dubbel zijn (100% match). Deze bedrijven worden automatisch samengevoegd.
Vervolgens worden de bedrijven doorlopen waarvoor extra controle van de gebruiker nodig is (waarschijnlijke match). Deze worden een voor een getoond, waarbij de gebruiker kan aangeven of ze samengevoegd dienen te worden of niet.
Geef bij het samenvoegen aan welke velden moeten worden overgenomen. Hierbij wordt altijd samengevoegd naar het bedrijf dat het langst in het bestand staat (linker record in het venster). Bij het samenvoegen worden alle gekoppelde gegevens (e-mails, brieven, facturen, acties, etc.) overgezet naar het bedrijf dat overblijft.
Zijn alle bedrijven doorlopen dan is het ontdubbelproces voltooid.
